Organisasi Proyek

Organisasi Tim Proyek Dan Kelompok Fungsional
Suatu organisasi tim proyek yang dapat disusun untuk melaksanakan segala pekerjaan yang diperlukan untuk merancang bangunan baru, merancang proses dan membeli peralatan pabrik untuk membangun suatu pabrik. Tim ini dibentuk khusus tujuan itu. Manajer proyek memegang pimpinan organisasi itu secara penuh, dan bila proyek selesai, kemungkinan ia akan diberi proyek lain dan mungkin dengan tim baru lagi. Setiap proyek yang dilaksanakan oleh perusahaan itu akan mempunyai manajer proyek masing-masing, tetapi para manajer proyek itu menggunakan orang-orang dari kelompok spesialis itu, sedang orang-orang itu tetap bertanggung jawab kepada manajer departemen masing-masing. Sistem dalam proyek mempunyai keunggulan dalam hal orang-orangnya dapat diarahkan kepada satu tujuan bersama, yaitu menyelesaikan proyek. Mereka bekerja secara teratur, dan disini tidak terdapat pertentangan prioritas karena beberapa proyek berebut sumber daya yang sama.
Tetapi, di lain pihak, kecuali jika proyek itu sangat besar, masing-masing sub-kelompok yang disusun untuk melaksanakan suatu aktivitas tertentu akan sangat kecil sekali sehingga sumber daya dan tenaga kerja menjadi sangat tidak fleksibel lagi.

Organisasi Tim Proyek
Suatu cara mengorganisasi sumber daya perusahaan untuk proyek – contoh ialah mengenai suatu proyek untuk perancangan pengadaan, pembangunan, dan penyerahan pabrik kimia. Pelaksanaan oleh tim proyek. Setiap anggota proyek melapor melalui atasan langsungnya masing-masing kepada manajer proyek. Manajer proyek tidak saja mempunyai tanggung jawab penuh mengenai segala aspek proyeknya, ia juga mempunyai wewenang penuh untuk memberikan perintah langsung.



Organisasi Proyek Fungsional  << klik untuk melihat selenkapnya

Tujuh Langkah Penyusunan Jadwal
Setelah memahami bahwa suatu jadwal sumber daya yang dapat dipakai sangat penting untuk pelaksanaan proyek secara sistematis (kecuali proyek yang sangat kecil), dan tersedianya analisis jaringan kerja dan teknik pengalokasian sumber daya, sekarang dapatlah kita mengiktisarkan langkah-langkah yang harus dilaksanakan sejak saat proyek diputuskan sampai kepada pembuatan rencana kerja yang dapat dipakai. Kebanyakan masalah pembuatan jadwal melibatkan pertimbangan mengenai berbagai faktor yang saling bertentangan. Sebagaimana yang dilakukan dan akan dibenarkan oleh setiap ahli matematik, maka soal-soal yang menyangkut banyak variabel harus diselesaikan dengan menghapuskan variabel itu satu per satu. Dalam membuat jadwal proyek, ada tujuh langkah yang harus dilakukan, yaitu:

Langkah
Metode

1. Rumus sasaran - teknis -
- finansial -
- program -






2. Bagi menjadi beberapa bagian yang mudah ditangani


3. Tentukan, secara terperinci, apa yang harus dilakukan dan bagaimana urutannya

4. Taksir waktu yang diperlukan untuk setiap kegiatan


5. Gunakan taksiran waktu kegiatan untuk menghasilkan taksiran lamanya waktu proyek, dan pengaruh relatif setiap kegiatan itu terhadap sasaran skala waktu.


6. Sesuaikan program dengan sumber daya yang dapat dikeluarkan .







7. Tentukan nama-nama petugas yang akan bertanggung jawab untuk setiap tugas.


Pemecahan, konsep, dan keterlaksanaan teknis; hasilnya didokumentasikan dalam spesifikasi teknis.
Taksiran biaya untuk cara penyelesaian teknis yang diusulkan diperinci dan dikembangkan menjadi anggaran.
Disajikan dalam bentuk bagan yang sederhana, dengan skala-waktu berdasarkan pengalaman dari proyek yang sudah-sudah.
Dengan membuat daftar perincian pekerjaan yang dapat menunjukkan bagian-bagian utama kerja beserta bagian atau organisasi

yang bertanggung jawab. Bagian-bagian kerja itu kadang-kadang dinamakan ‘paket pekerjaan’.
Bagan batangan untuk proyek sederhana; atau diagram jaringan
Perhatikan waktu yang diperlukan untuk setiap kegiatan dari mulainya sampai selesainya. Jangan memperhitungkan sumber daya pada tahap ini.
Untuk proyek yang sederhana, kita dapat menggunakan bagan batangan sederhana, atau lebih baik, analisis jaringan. Untuk proyek-proyek yang sangat besar, kita dapat menggunakan komputer untuk melakukan perhitungan. Jika hasilnya tidak dapat diterima, jaringan itu, atau taksiran, atau sasaran jangka waktu harus diperbaiki.
Untuk proyek yang sangat kecil kita dapat menggunakan bagan batangan sebagai diagram pemuat. Untuk proyek-proyek besar, dan untuk situasi dimana terdapat beberapa proyek yang memerlukan sumber daya yang sama, kita dapat menggunakan komputer untuk mengalokasikan sumber daya, dengan memperhitungkan data yang didapatkan dari analisis jaringan.
Hal ini menyangkut keterampilan penyeliaan, yang sebenarnya berada di luar tugas pokok manajer proyek. Untuk itu diperlukan pengenalan mendalam mengenai setiap tugas,

termasuk kompetensi tekniknya, kecepatan pekerja masing-masing, ketelitiannya, dan ciri-ciri lainnya.


Membuat Jadwal Arus Kas
Bila seorang pelanggan mempertimbangkan untuk menanamkan dana di dalam suatu proyek besar yang pelaksanaannya memakan waktu beberapa tahun, ia tentu ingin mengetahui, selain dari berapa jumlah biaya yang harus dikeluarkan, tetapi juga tentang bilakah ia harus melakukan pembayaran-pembayaran itu. Pelanggan itu tentu harus membuat persiapan dan pengaturan dengan banknya, atau sumber dananya, untuk menyediakan uang yang diperlukannya itu pada waktunya.
Bila proyek industri itu diharapkan akan menghasilkan laba bagi pelanggan (misalnya proyek pembangunan pabrik baru), peramalan penerimaan, baik mengenai jumlahnya maupun mengenai waktunya harus sudah merupakan bagian dari penilaian keterlaksanaan proyek yang harus dilakukan.
Manajer proyek mungkin diminta untuk menyusun ramalan arus kas, baik untuk keperluan perusahaannya sendiri maupun sebagai jasa kepada pelanggan. Baik dalam rangka mengumpulkan dana ataupun untuk penilaian proyek dengan DCF, ramalan arus kas itu terikat pada rencana waktu pengerjaan proyek. Oleh karena uang merupakan sumber daya yang paling mendasar, penjadwalan uang merupakan salah satu aspek yang terpenting dalam penjadwalan sumber daya dalam proyek-proyek besar.

PERENCANAAN INFORMASI
Pekerjaan perencanaan informasi dapat dijabarkan sebagai berikut:
- Tugas koordinator pada tiap-tiap tahap perencanaan ialah arus informasi harus sudah dipikirkan terlebih dahulu, sekaligus beserta jadwal penyampaiannya.
- Memonitor pengawasan dari jalannya informasi dan pengarahannya kepada yang seharusnya mengetahui dan yang menerimanya.
- Supaya koordinator menguasai seluruh persoalan, maka harus punya arsip/file sejak mulai dari permulaan proyek.
- File disusun secara sistematis, dan dikelompokkan dalam masing-masing bidang seperti menyusun isi sebuah buku.
Bilamana hal tersebut diatas dapat dilaksanakan dengan baik, maka 2 unsur sumber daya telah dapat dihemat yaitu waktu dan uang.

MEDIA INFORMASI DAN PENYIMPANANNYA
Informasi pada hakekatnya disimpan diberbagai media yang dapat dikelompokkan dalam dimensi-dimensi berikut:
- Dimensi satu : disimpan dalam ingatan/otak seseorang.
- Dimensi dua : disimpan diatas kertas, buku, catatan, gambar, pita tape (termasuk suara) dan piringan-piringan.
- Dimensi tiga : relatif baru yaitu gelembung ingatan (bubble memory), patung, benda dan sebagainya.
Pada waktu sekarang, dengan berkembangnya teknologi komputer, dan membanjirnya informasi tiap-tiap hari yang perlu ditangani oleh manajer proyek, maka pemakaian komputer untuk proyek yang kelas menengah sampai besar sudah merupakan keharusan.
Salah satu keunggulan dari komputer yaitu kemampuannya menyimpan data informasi dalam jumlah banyak dengan menyita volume ruangan yang praktis amat kecil. Keuntungan yang lain yaitu kemampuan menemukan kembali informasi yang disimpan didalamnya secara cepat. Kita sudah tahu bahwa waktu adalah uang dalam manajemen proyek. Keputusan yang cepat dan akurat perlu ditunjang oleh informasi yang akurat, dan tepat waktu. Informasi yang kadaluwarsa akan mendasari suatu tindakan yang keliru atau salah. Pada akhirnya tindakan yang keliru dan salah akan menimbulkan perbantahan. Dan proyek yang gagal atau terlambat selalu diwarnai oleh perselisihan dan pertengkaran.



APLIKASI PRAKTIS KOMPUTERISASI
Bidang Perencanaan
Merencanakan waktu dan biaya proyek, kebutuhan materil, peralatan dan tenaga kerja. Dalam perencanaan ini dilakukan berbagai kegiatan diantaranya ialah:
1. Penaksiran beaya, dalam proses ini diperlukan:
- Data-data pekerjaan yang terdahulu, sehingga dapat ditentukan banyaknya material, tenaga kerja dan peralatan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu jenis pekerjaan.
- Perhitungan rutin untuk menghitung besarnya volume tiap-tiap pekerjaan dan kebutuhan sumber daya untuk masing-masing item pekerjaan tersebut diatas.
2. Penaksiran waktu penyelesaian tiap-tiap aktivitas, dalam proses ini diperlukan data kapasitas tenaga kerja dan peralatan.
3. Budgeting, dalam proses ini dilakukan perhitungan rumit untuk menghitung rencana pengeluaran beaya per satuan waktu, kebutuhan sumber daya persatuan waktu.

Penjadwalan Waktu
Penjadwalan waktu berbagai rencana aktivitas proyek. Salah satu teknik penjadwalan waktu yang mempunyai banyak perhitungan rutin dalam proses pembuatannya adalah teknik Network, misalnya CPM.
Perhitungan rutin dalam mendapatkan waktu paling awal saat mulainya aktivitas (Earliest Start), waktu paling awal saat selesainya aktivitas (Earliest Start), waktu paling lambat saat mulainya aktivitas (Latest Start), waktu paling lambat saat selesainya aktivitas tanpa mengalami keterlambatan (latest finish) dan tenggang waktu yang ada (float time).




Kontrol
Menganalisa dan mengkoreksi perbedaan yang terjadi antara penjadwalan waktu yang direncanakan terhadap pelaksanaan yang sebenarnya, rencana pengeluaran biaya terhadap biaya yang telah dikeluarkan persatuan waktu.
Hasil rekaman yang diproses akan berupa grafik kemajuan pekerjaan dan grafik beayanya. Dalam pembuatan grafik ini diperlukan perhitungan rutin untuk menghitung persen kemajuan pekerjaan dan persen beaya kumulatif per satuan waktu, persen selesai dan sisa tiap-tiap aktivitas.

PENGONTROLAN PROYEK
Merencana dan membangun adalah suatu aktivitas yang dinamis, dan yang dipengaruhi oleh bermacam-macam faktor. Karena itu network yang telah selesai dan disetujui sebagai pegangan untuk pelaksanaan harus secara periodik di chek kembali;
1. apakah waktu yang direncanakan telah ditepati.
2. akan ditepati atau dalam jangka panjang atau segera.
3. nantinya akan ditepati (jangka panjang).
Network memberikan keuntungan dalam hal melaksanakan pengontrolan ini, tidak hanya waktu di ruang-ruang aktivitas yang di chek, melainkan juga ketergantungan/relasi antar aktivitas dapat di chek, di mana bila perlu dapat diadakan perubahan baru untuk “menyetir” jalannya proyek seperti yang dikehendaki.

JARAK WAKTU KONTROL
Jarak waktu kontrol dapat dibedakan menjadi 2 macam rentang waktu yaitu:
a. 2 – 1 minggu untuk aktivitas-aktivitas yang kritis atau yang mendekati kritis.
b. 4 – 2 minggu untuk aktivitas-aktivitas yang tidak kritis.


CARA MENGONTROL
Dibedakan 3 cara mengontrol dan disajikan floe chart langkah-langkah cara mengontrol sebagai berikut:
Untuk sebuah aktivitas yang akan dimulai:
Dapatkah pekerjaan ini dimulai ?
Alasannya ?
Ada keterlambatan ?
Diperlukan penanganan pemecahannya
OK
Ya
Tidak







Pekerjaan mulai yang seharusnya sudah startSkema untuk menguji pekerjaan, yang seharusnya sudah dimulai.


Apakah pekerjaan ini sesuai termin mulainya
Kenapa tidak mulai ?
Apa penangguhannya dapat dikejar ?
Berapa lama ditangguhkan? Ada float ?
Tidak
Berapa lama terlam-bat ? Kenapa ? Apa prestasinya sampai waktu kontrol dicapai ?
OK
OK
Ditangani
Tidak
Tidak
Ya
Ya










Apa prestasinya bisa dikerja ?
OK
Berapa lama perpanjangan ?
Ada float ?
Ditangani
Tidak
Ya
OK





Apa pekerjaan se-lesai yang seharus- nya selesai.Skema uji pekerjaan, yang seharusnya sudah selesai.


OK
Sisa waktu sampai selesai ?
Alasan keterlambatan ?
Butuh penanganan







PENGAMBILAN KEPUTUSAN
a. Penanganan (Replanning)
Penanganan (replanning) harus dilakukan bila hasil test negatif.
Dengan dasar bahwa akhir proyek tak dapat diubah atau tak boleh sampai terganggu terdapat 2 cara penanganan yaitu:
dengan percepatan
dengan mengubah

Tujuan – dalam proses yang tidak diubah, cermin-cermin pekerjaan yang belum selesai harus dikejar, dengan:
Meningkatkan Kapasitas
- menambah mesin-mesin/peralatan
- menambah orang
Prestasi Tambahan
- lemburan
- kerja di hari libur
- kerja around the clock
Mengubah jaringan kerjanya sejauh secara teknis memungkinkan:
- beberapa aktivitas bisa dilakukan dalam waktu bersamaan.
- aktivitas yang bukan penghalang bisa dilaksanakan pagian.
- pekerjaan yang telah jadi raoutine dapat dipercepat.
b. Praktek Penanganan (Replanning)
Dalam praktek biasanya replanning ini tak dapat dilaksanakan hanya dengan instruksi saja, melainkan sehubungan dengan ketergantungan yang komplek satu sama lain antara semua bagian dan personalia yang terlibat dalam perencanaan dan pelaksanaan proyek. Semua yang berkepentingan dengan proyek harus diikutsertakan.
Rapat koordinasi proyek diadakan 1 kali seminggu dan bila perlu diadakan 2 kali seminggu tergantung jenis pekerjaan dan komplexitas pekerjaan.
Sebelum rapat perlu disiapkan semua data-data kemajuan fisik sampai saat terakhir harus lengkap. Data yang akurat menghasilkan keputusan yang jitu.

PELAKSANAAN PROYEK

Pelaksanaan proyek merupakan bagian terpenting, oleh karena dengan kegiatan inilah nantinya diciptakan suatu bangunan yang diharapkan dapat memenuhi kebutuhan dan mencapai tujuan akhir.
Jelas bahwa jauh sebelum dilaksanakan proyek sudah dilakukan kegiatan-kegiatan “pra-konstruksi” yang mungkin meliputi kegiatan survai lapangan untuk mengetahui hal-hal yang berhubungan dengan lokasi proyek, fasilitas administratip, pemukiman, penggunaan alat berat serta telekomunikasi, tanah, survai teknis.
Selanjutnya perlu diciptakan struktur organisasi proyek sehingga pelaksanaannya berjalan lancar. Pelaksanaan proyek biasanya dilakukan oleh yang ahli. Hubungan, wewenang, tanggung jawab dan pelaporan perlu digariskan sehingga tujuan dapat tercapai dengan efisien dan efektif.
Jelas alokasi sumber daya sangatlah penting. Perlu diatur siapa melakukan apa, bilamana dimulai, kapan selesainya, dan memerlukan biaya berapa.

Persoalan Alokasi Sumber Daya
Alokasi sumber daya sangat penting di dalam management proyek:
1. pemanfaatan berbagai jenis sumber daya tentu saja akan menimbulkan persoalan pada waktu yang akan datang; dalam hal ini perlu dicairkan jalan keluarnya.
2. dihindari kemungkinan konflik atau rangkap jabatan;
3. mungkin perlu dibentuk tim pembantu untuk melancarkan pelaksanaan pekerjaan;
4. perlu pula disediakan dana ekstra untuk menanggulangi hal-hal yang timbul secara mendadak.
Semua ini memerlukan pengorganisasian yang baik terutama terhadap sumber daya manusia.
1. penarikan memenuhi karyawan merupakan hal yang perlu diperhatikan, terutama memenuhi kebutuhan akan kuantitas dan kualitas yang diperlukan;
2. motivasi terhadap karyawan perlu diciptakan agar mereka tidak saja lebih mampu melaksanakan tugas melainkan dengan sukarela bersedia melakukannya;
3. tentu saja pengawasan terhadap karyawan perlu dilakukan agar supaya tujuan tercapai;
4. kerjasama yang erat perlu dibina karena ini akan mempermudah pengawasan;
5. koordinasi antara tim yang ada juga selalu harus dibina; dengan menggunakan bagan jaringan dapat ditentukan kapan suatu tim sudah harus siap dan terlibat dalam kegiatan membantu tim yang lain.
Seperti diketahui pimpinan proyek tidak banyak berwenang terhadap orang-orang fungsional. Oleh karena itu suatu seni mempengaruhi orang perlu diterapkan, misalnya dengan memberikan tugas yang realistis sesuai dengan kemampuan seseorang, menggunakan anggaran sebagai senjata menundukkan orang, pujian/promosi, insentip uang, tantangan pekerjaan, keahlian, maupun kesetia-kawanan dengan menciptakan sistem komunikasi yang lebih baik atau memberikan informasi pada para pelaksana proyek membantu menimbulkan suasana “menerima” perintah diantara para karyawan. Laporan yang diberikan hendaknya betul-betul dilihat dan dicek kebenarannya, disesuaikan dengan rencana yang sudah ada. Dilihat apakah ada perbedaan-perbedaan. Kemudian pimpinan proyek harus dapat mengadakan penanggulangan perbedaan dan menyarankan pemecahannya.


PENGAWASAN PROYEK

Demi berhasilnya pengawasan proyek perlu disebar luaskan rencana termasuk didalamnya perincian kerja, diagram aliran beserta unsur-unsurnya serta estimasi biaya untuk setiap kegiatan pelaksanaan proyek. Sementara orang atau lembaga menggunakan teknik-teknik pengawasan yang sederhana, misalnya biaya sesuatu target belum tercapai, maka tidak akan dikeluarkan dana berikutnya; atau bila belum dimasukkan laporan akuntansi penggunaan dana tidak akan diberikan dana sisa yang sebenarnya hak pelaksana proyek. Hal ini untuk melihat apakah pemimpin proyek benar-benar mampu menyerap dana yang disediakan bagi kegiatan-kegiatan proyek ataukah akan hanya mempertanggungjawabkan pengeluaran-pengeluaran uang tidak terduga.
Cara lain mengawasi pelaksanaan proyek yaitu diserahkan sepenuhnya pada orang yang melaksanakan proyek tersebut. Tetapi cara ini memerlukan berbagai persyaratan seperti misalnya pimpinan proyek harus dapat mengenali penyimpangan sedini mungkin dan melaporkannya pada yang berkepentingan serta dapat mengambil tindakan penyelamatan secara mandiri. Cara ini mungkin terlalu bebas dan jarang dipraktekkan apalagi di negara sedang berkembang di mana tenaga ahli dan terampil sangat langka.

Peninjauan Kembali ( Tinjau ulang ) Kegiatan
Pelaksanaan proyek selalu harus ditinjau kembali setiap waktu ( secara periodik ) maupun berdasar hal/topik tertentu agar supaya diketahui tanda-tanda kemungkinan pelaksanaan menyimpang dari rencana semula. Ingin dilihat bagaimana status proyek sekarang baik dalam hal pemenuhan jadwal, biaya, alokasi sumber daya manusia, maupun dalam hal pemenuhan kuantitas sesuai pesanan serta kualitas hasil.
Peninjauan kembali pun harus direncanakan secara seksama : kapan dilakukan kegiatan, siapa yang melakukan, dimana dilakukan, dan yang penting ialah menanyakan mengapa pelaksanaannya demikian. Pertanyaan yang tak langsung biasanya akan membantu mengenali persoalan yang tersembunyi baik itu mengenai biaya maupun jadwal. Dapat dihitung adanya varians dan sekaligus sebab-sebabnya. Mungkin karena volume pekerjaan salah diestimasikan, harga meningkat, produktivitas karyawan rendah, dan lain-lain.
Peninjauan kembali proyek secara periodik dapat dilakukan secara harian, bulanan, kwartalan dan sebagainya. Dengan cara ini ingin dihindari terjadinya malapetaka yang tak dapat diperbaiki lagi. Terutama dari segi biaya : perlu dilihat berapa biaya yang telah diakumulasikan sampai saat tinjau-ulang tersebut sehingga dapat ditentukan seberapa banyak biaya lagi yang diperlukan untuk penyelesaian proyek. Kalau terjadi penyimpangan pada satu atau dua tugas mungkin dapat ditenggang asal tidak terlalu besar. Kegiatan diatas mengikuti dalam hal-hal tertentu mungkin diperlukan karena orang telah terlanjur terikat untuk menyelesaikan proyek tersebut sesuai dengan perjanjian.

Laporan Biaya
Seperti diketahui biaya riil pelaksanaan proyek harus diawasi untuk mengendalikan dimensi biaya dan biasanya mengungkapkan persoalan-persoalan dimensi jadwal dan hasil kegiatan.
Laporan biaya bisa sederhana, bisa hasil komputer. Dari laporan biaya dapat dilihat selain ringkasan biaya proyek juga penyimpangan dari jadwal.

Mengendalikan Perubahan
Perubahan-perubahan selalu terjadi dalam pelaksanaan proyek. Mungkin saja dahulu sewaktu merencana proyek orang terlalu optimis; di dalam kenyataannya banyak hal yang tidak terkirakan akan muncul mengganggu kelancaran pelaksanaan proyek. Harga-harga naik, personalia sukar diperoleh baik kuantitas maupun kualitas, jadwal pemberian dana tak dipenuhi, sarana dan prasarana yang diperlukan tak tersedia, peraturan baru tentang lingkungan muncul, dan lain-lain.
Semuanya berakibat pada kenaikan biaya sehingga proyek perlu dijadwal kembali.
Perubahan yang ada, kalau dimungkinkan, hendaknya dikomunikasikan dengan pemberi proyek, bila tak mungkin perubahan (biaya) hendaknya “disembunyikan”, bila hendak dilakukan pembicaraan-pembicaraan pembaharuan kontrak.

PENYELESAIAN PROYEK

Sampailah kita pada usaha-usaha penyelesaian proyek. Identifikasi daur hidup proyek perlu dilakukan untuk menentukan kegiatan, bahan, tenaga kerja, modal dan teknologi yang dimanfaatkan proyek pada periode awal mula, tengah dan akhir proyek.

Evaluasi Keseluruhan
Kiranya jelas sudah bahwa proses management proyek sangatlah kompleks. Sebelum memperoleh proyek itu sendiri, orang sudah harus bekerja keras. Sekali mendapatkan proyek, orang harus benar-benar mencurahkan perhatian untuk mengelolanya.
Perlu diperhatikan adanya jadwal dan anggaran yang erat, organisasi/tim pelaksana serta prioritas-prioritas.
Perlu diperhatikan juga bahwa proyek cenderung “berkembang”, artinya pemberi proyek akan meminta tambahan pekerjaan yang harus dilakukan tanpa tambahan dana. Oleh karena itu, orang perlu bersiap diri terhadap kemungkinan adanya revisi rencana dan perencanaan kembali proyek sebelum diselesaikan diserahkan.

Catatan Biaya
Informasi perhitungan biaya akhir yang diuraikan ke dalam kode biaya perusahaan dapat digunakan sebagai dasar pembanding bagian taksiran biaya proyek lain dibelakang hari. Hal ini sangat penting terutama dalam aspek yang menyangkut pengeluaran biaya jam kerja. Biaya peralatan dan biaya jam orang kerja yang sudah dikonversikan menjadi upah dan biaya overhead biasanya bisa kabur setelah beberapa waktu karena pengaruh inflasi.

Surat Menyurat
Surat menyurat dengan pembekal sebaiknya disimpan bersama arsip pesanan pembelian. Korespondensi lainnya, termasuk surat menyurat dengan pelanggan dapat disimpan menurut urutan tanggalnya. Untuk proyek besar, dimana volume korespondensinya sangat besar. Arsip surat menyurat itu dapat dibagi-bagi ke dalam judul-judul yang sesuai dengan peralatan utama pabrik/bagian-bagian utama proyek. Untuk memudahkan mencari kembali surat-surat itu, penyimpanan sebaiknya dilakukan secara duplikat, yang satu diindeks menurut judul, yang satu tadi menurut tanggal nomor seri.
Surat menyurat intern antara departemen di dalam perusahaan tidak terlalu penting tetapi tidak ada salahnya bila disimpan bersama-sama arsip menurut judul bilamana perlu.

Riwayat Kasus
Jika cukup waktu, dan ada biaya untuk itu, ada baiknya bila manajer proyek menulis suatu riwayat kasus mengenai proyek itu, dimana didaftarkan segala kejadian penting beserta tanggal-tanggalnya termasuk kesulitan-kesulitan yang dialami, atau bahkan semua informasi yang kiranya ada gunanya dalam membantu menyusun proyek yang serupa dibelakang hari. Dokumen ini tidak sah karena merupakan suatu karya sastra, tetapi sukuplah bila nanti diarsipkan bersama spesifikasi proyek semula, tulisan ini dapat membantu menghemat waktu bilamana ada pertanyaan mengenai proyek itu nanti.

Dokumentasi: Peralatan yang Dibeli
Di dalam pembelian peralatan seseorang kontraktor perlu melengkapi dirinya dengan catatan teknis yang memadai mengenai peralatan yang diserahkan. Catatan ini bisa didapatkan dari penjual pada waktu proyek itu masih berada dalam tahap penggambaran denah, pembuatan spesifikasi teknis, pembuatan petunjuk operasi dan pemeliharaan, daftar suku cadang, bagan pelumasan, sertifikat pengujian dan sebagainya. Akan tetapi suatu kekeliruan apabila seorang kontraktor tidak menyimpan suatu perangkat dokumentasi itu dikantornya sendiri. Memang secara teoritis kita dapat saja sewaktu-waktu kembali kepada penjual setiap kali memerlukan dokumen tersebut karena ada masalah, tetapi bisa jadi perusahaan itu sudah tidak ada lagi karena bangkrut/sudah berubah kapan diambil alih/bergabung dengan perusahaan lain. Jelaslah, bahwa banyak sekali manfaatnya apabila kontraktor menyimpan sendiri catatan yang rinci mengenai peralatan yang dibeli, karena catatan itu mungkin dapat diadakan pada proyek-proyek teknis yang akan datang/untuk pelanggan lain.

Dokumentasi: Desain Teknis
Untuk membuat dokumentasi desain teknis yang pertama-tama diperlukan ialah adanya perangkat gambar-gambar proyek. Kadang-kadang pelanggan, karena telah membayar untuk pekerjaan desain teknis. Menganggap semua gambar-gambar proyek itu hak miliknya. Gambar itu bahkan barangkali telah dibuat diatas kertas gambar pelanggan, tetapi kontraktor masih harus menyimpan satu perangkat gambar-gambar itu, baik dalam bentuk microfilm ataupun dalam lembaran pada sudah direproduksi. Perhitungan desain, merupakan bagian yang penting dalam dokumentasi proyek, perhitungan ini pun harus diberi nomor diindeks dan disimpan dengan teliti sama seperti berkas gambar-gambar. Perhitungan ini mungkin diperlukan sewaktu-waktu nanti pada saatnya ada kesulitan, misalnya kerusakan struktur, kesulitan operasi, lebih-lebih serta melibatkan kecelakaan manusia. Semua variasi, modifikasi, konsepsi laporan inspeksi akhir dan dokumen-dokumen lain yang diperlukan untuk merumuskan status desain terakhir dan kesulitan proyek itu harus disimpan dalam arsip and diberi indeks.


KESIMPULAN

Dengan semakin banyaknya kegiatan yang berupa proyek-proyek maka diperlukan penanganan khusus terhadap fenomena ini.
Perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan serta pengawasan proyek harus selalu dilaksanakan agar supaya penyelesaian proyek sesuai dengan jumlah, kualitas, waktu, harga yang diinginkan orang dan masyarakat banyak.
Bagaimanapun juga proyek harus diciptakan dan didapatkan demi kelangsungan pembangunan dan kehidupan perusahaan.
Pengetahuan perencanaan dan pengawasan mutlak perlu, sedangkan pengetahuan akan organisasi, pengarahan dan koordinasi akan memperlancar pelaksanaan proyek.
Berbagai metoda, teknik dan analisis tersedia. Secara sistematis harus diketahui bilamana memanfaatkan metoda, tehnik dan analisis ini. sistem dan prosedur harus diciptakan terlebih dahulu sehingga pekerjaan menjadi jelas: siapa mengerjakan apa, kapan dimulai, kapan selesai, siapa yang berwenang dan bertanggung jawab, laporan apa yang diperlukan, dan lain-lain.
Selanjutnya penanganan proyek harus dengan penuh dedikasi, bertanggung jawab demi keberhasilan perkembangan masyarakat. Penyelewengan-penyelewengan hanyalah menguntungkan dalam jangka pendek. Dalam jangka panjang akan merugikan pihak-pihak an diri sendiri. Oleh karena itu disiplin diri dan pengawasan ekstern yang berkekuatan perlu berjalan bersama-bersama demi suksesnya pembangunan.