Contoh Pengendalian Dokumen – Sesuai ISO 9001 – 2008

... Selengkapnya - Contoh Pengendalian Dokumen – Sesuai ISO 9001 – 2008...

......

6.3     Dokumen terkendali dan Dokumen tidak terkendali :

·         Salinan dokumen yang ikut berubah bila ada revisi / perubahan disebut sebagai dokumen terkontrol atau terkendali dan ditandai dengan Dokumen terkendali yang lebih ditujukan untuk penggunaan di dalam perusahaan.

 ·         Salinan dokumen yang tidak ikut berubah apabila ada revisi / perubahan disebut dokumen tidak terkendali, ditandai dengan Dokumen tidak terkendali yang lebih ditujukan untuk pihak – pihak di luar perusahaan dan tidak harus ditarik bila terjadi perubahan dokumen.

 ·         Dokumen asli, walaupun merupakan dokumen terkontrol, tidak perlu diberi tanda Dokumen terkendali dan disimpan oleh penanggung jawab pengendalian dokumen.

 ·         Perbanyakan dokumen hanya boleh dilakukan dari dokumen asli yang boleh dilakukan atas persetujuan penanggungjawab pengendalian dokumen.

6.4     Pengendalian Distribusi

·         Sekretariat ISO sebagai Pusat Pengendalian Dokumen menyusun Daftar Induk dan Distribusi Dokumen yang berisi; nomor, judul, tanggal penerbitan, revisi dan kode pemegang dari setiap dokumen yang bersangkutan.

 ·         Daftar Induk dan Distribusi Dokumen disimpan dan dipantau revisinya oleh Pusat Pengendalian Dokumen.

 ·         Dokumen terkendali didistribusikan oleh Pusat Pengendalian Dokumen sesuai dengan Daftar Induk dan Distribusi Dokumen yang sudah ditetapkan.

 ·         Sebagai bukti penerimaan, penerima dokumen dapat memberikan paraf atau tanda tangan pada Daftar Induk dan Distribusi Dokumen.

6.5     Revisi dan Penarikan Dokumen

 ·         Revisi dokumen harus disetujui oleh personil yang sebelumnya pembuat atau penerbit dokumen. Dokumen yang akan dirubah diusulkan dengan menggunakan formulir Usulan Perubahan Dokumen.

 ·         Bagian dokumen yang direvisi diberi tanda dengan segitiga di tepi sebelah kiri. Nomor / tanggal revisi dicatat dalam Daftar Induk Dokumen.

 ·         Dokumen yang direvisi dicatat,  judul dokumen, alasan perubahannya, Bab dan halaman pada Daftar Catatan Perubahan Dokumen.

  ·         Pemakai dokumen harus memastikan bahwa dokumen yang digunakannya merupakan revisi yang berlaku / terakhir dan isinya sesuai dengan kebutuhan.

 ·         Dokumen terkendali yang sudah direvisi dimusnahkan atau distempel KADALUARSA, jika masih ingin disimpan.

 ·         Untuk mempermudah dan mampu telusur isi dokumen, maka dokumen asli yang sudah tidak digunakan dengan stempel KADALUARSA dikendalikan dengan cara ;

 ·         Disimpan dan dikelompokan kedalam dokumen yang sudah tidak digunakan.

 ·         Membuat daftar dokumen yang sudah tidak digunakan didalam catatan Perubahan Dokumen.

 ·         Dijaga agar dokumen yang kadaluarsa terhindar dari kehilangan dan kerusakan.

 ·         Setiap Manager harus selalu memastikan bahwa dokumen yang kadaluarsa tidak digunakan sebagai acuan kerja.

 ·         Nomor revisi dokumen dimulai dari 0 pada saat pertama diterbitkan hingga 9, jika setelah itu terjadi revisi maka nomor revisinya kembali ke 0 dan tanggal revisinya menjadi acuan identifikasi revisi.

6.6     Pengendalian Data dalam Media Magnetik atau Electronik

 ·         Data yang berupa software atau dalam media elektronik, termasuk yang ada di dalam komputer atau hardisk, sedapat mungkin dibuatkan hardcopy atau cetakannya atau paling tidak dibuatkan back up dalam bentuk disket yang diidentifikasi dan disimpan oleh masing–masing penanggung  jawabnya.

 ·         Akses ke dalam data di komputer tidak selalu dibatasi untuk personil tertentu, kecuali akses ke dalam disket back up. Disket back up dibuatkan daftarnya yang dicatat dalam Daftar Disket Back up.

6.7     Pengendalian Dokumen Eksternal

 ·         Dokumen Eksternal seperti standar, spesifikasi bahan dan gambar didaftar oleh PusatPengendalian Dokumen dalam Daftar Induk Dokumen Eksternal dan dipastikan dokumen tersebut adalah terbitan terakhir atau yang masih berlaku.

 ·         Cara pemastian ini harus dengan bukti tertulis dan bukti tersebut disimpan sebagai rekaman.

7.   DOKUMEN TERKAIT

7.1     Manual  Mutu

8.   LAMPIRAN

 8.1     FM-PDK-01         : Daftar Induk Dokumen Internal

8.2     FM-PDK-02         : Daftar Induk Dokumen Eksternal

8.3     FM-PDK-03         : Daftar Penerimaan Dokumen

8.4     FM-PDK-04         : Bukti  Penarikan  Dokumen

8.5     FM-PDK-05         : Usulan Perubahan Dokumen

8.6     FM-PDK-06         : Daftar Status revisi dan persetujuan

8.7     FM PDK-07         : Daftar Distribusi Dokumen terkendali

8.8     DO-PDK-01         : Dokumen Sistem Identifikasi Dokumen

8.9     DO-PDK-02         : Daftar Singkatan Departemen/Unit kerja

8.10   Contoh Cap Pengendalian Dokumen

....Yang lain tentang ISO 9001 - 2008....

Baca Selengkapnya →

Contoh Prosedur Penanganan Keluhan Pelanggan sesuai ISO 9001 – 2008

.....

6.10     Memberikan alternatif solusi yang dianggap tepat sesuai dengan permasalahan yang ada kepada PIC terkait.
6.11     Memutuskan solusi terbaik yang dapat ditempuh dan menyerahkan kepada Kepala  Departemen terkait untuk diperiksa
6.12     Menerima dan memeriksa laporan /formulir penanganan keluhan serta melakukan analisa permasalahan yang ada :

Jika solusi tersebut sudah cukup memadai, maka Ka. Dept. langsung memberikan tanda tangan sebagai bukti bahwa formulir tersebut telah diperiksa dan menyatakan sebagai keputusan terbaik dan menyerahkan kepada Ka.Dept.Plant

Jika solusi tersebut belum memadai, maka Ka.Dept. Terkait melakukan penyempurnaan solusi.

Meneruskan masalah tersebut kepada Ka.Dept.Plant untuk mendapatkan keputusan penyelesaiannya disertai tanda tangan sebagai
6.13       Menerima Laporan dari Ka. Dept.terkait berikut dengan berkas pendukungnya serta memeriksa dan menganalisa pokok permasalahannya.

Jika solusi tersebut sudah cukup memadai, maka Ka.Dept.Plant langsung memberikan tanda tangan sebagai bukti persetujuan  dan menyatakan sebagai keputusan terbaik.

Jika solusi tersebut belum memadai, maka Ka.Dept.Plant melakukan penyempurnaan solusi dan memutuskan solusi terbaik yang dianggap paling tepat untuk penyelesaian masalah tersebut.

6.14       Menerima Formulir Tindakan Perbaikan dan formulir Tindakan Pencegahan yang  telah ditanda tangani   oleh   Ka.Dept.Plant   dan  telah  berisi tindakan penyelesaian keluhan.
6.15       Menjalankan penyelesaian masalah sesuai dengan keputusan yang telah diambil, serta   menyerahkan   jawaban     tertulis mengenai penanganan keluhan kepada Pelanggan terkait untuk mendapatkan umpan balik.
6.16       Mendapatkan  umpan   balik dari  Pelanggan   terkait   mengenai tindakan penyelesaian masalah tersebut, sebagai alat mencegah terjadinya masalah yang sama dan sebagai bahan masukan untuk perbaikan kinerja Dept/Bagian terkait atau Perusahaan secara menyeluruh lebih lanjut.
6.17       Melakukan Pencatatan Penilaian Pelanggan ke dalam formulir Survey Kepuasan Pelanggan (FM-MKT-01) dan pengarsipan atas Dokumen penanganan keluhan serta umpan Balik Pelanggan dari Berkas terkait lainnya

7. DOKUMEN TERKAIT
7.1         PM-PAR-04           : Prosedur Tindakan Pencegahan
7.2         PM-CAR-05           : Prosedur Tindakan Perbaikan

8. LAMPIRAN
8.1.        FM-PAR-01           : Permintaan Tindakan Pencegahan
8.2.        FM-CAR-01           : Permintaan Tindakan Perbaikan
8.3.        FM-PKP-01           : Daftar Keluhan Pelangan
8.4.        FM-MKT-01           : Survey Kepuasan Pelangan

........Selengkapnya....Contoh Prosedur Penanganan Keluhan Pelanggan sesuai ISO 9001 – 2008

.

Baca Selengkapnya →

Contoh Prosedur Pengukuran Kepuasan Pelanggan sesuai ISO 9001 – 2008

1. TUJUAN
Mengetahui tingkat kepuasan pelanggan dan memastikan tingkat kepuasan pelanggan meningkat.


2. RUANG LINGKUP
Meliputi aktivitas penentuan standar pelayanan, melakukan survey ke pelanggan, analisa dan tindakan perbaikan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.


3. REFERENSI
3.1         Manual Mutu Perusahaan
3.2         ISO 9001 : 2008 klausul  8.2.1  (Pemantauan Kepuasan Pelanggan)


4. DEFINISI

• Survei

Mengumpulkan informasi aktual dan signifikan mengenai ekspektasi dan persepsi pelanggan terhadap hal-hal yang dianggap fokus analisa sebagai dasar tindakan perbaikan atau perubahan untuk mengeliminasi ketidaksesuaian yang telah menimbulkan ketidakpuasan pelanggan.

• Kepuasan Pelanggan

Persepsi pelanggan tentang tingkat pemenuhan persyaratan pelanggan


5. PENANGGUNG JAWAB.
5.1     Kabag Marketing, bertanggung jawab melakukan pelayanan baku terhadap pelanggan
5.2     MR (Management Representative/ Wakil Manajemen) dan Seluruh departemen yang terkait bertanggung jawab untuk menindak lanjuti hasil dari pelayan baku terhadap pelanggan.
5.3     Sekretariat ISO bertanggung jawab untuk mengendalikan dan menyimpan hasil Survei ke pelanggan.


6. PROSEDUR
6.1     Melakukan Pelayanan baku bagian pemasaran  ke pelanggan dan  memberikan daftar periksa survey kepuasan pelanggan, yang  berisi :

• Masukan pelanggan
• Strategi perusahaan

6.2     Melaksanakan aktivitas sesuai layanan baku pemasaran :.............
.........Selengkapnya.... Contoh Prosedur Pengukuran Kepuasan Pelanggan sesuai ISO 9001 – 2008
.

Baca Selengkapnya →

Contoh Prosedur Pembelian sesuai ISO 9001 – 2008

1.      TUJUAN

Mengatur proses pembelian barang dan jasa berjalan efektif dan dipastikan mendapatkan barang dan jasa sesuai persyaratan pengguna

2.      RUANG LINGKUP

Prosedur ini menjelaskan tata cara pembelian barang dan jasa yang digunakan dalam kegiatan proses produksi mulai dari permintaan hingga barang dan jasa diterima.

3.      REFERENSI

Manual Mutu

Standar ISO 9001 : 2008 Klausul 7.4

4.      DEFINISI

Rekanan terseleksi adalah daftar rekanan yang telah dievaluasi dan memenuhi kriteria perusahaan sebagai suplier.

Stok aman adalah stok minimal yang harus dimiliki yang tersimpan di Gudang.

5.      PENANGGUNGJAWAB

Kepala Bagian Pembelian bertanggung jawab terhadap pelaksanaan kegiatan pembelian bahan baku maupun pendukung diseluruh perusahaan.

6.      URAIAN PROSEDUR

6.1.            Proses Pembelian

6.1.1.      Bagian Pembelian menerima Permintaan Pembelian Barang dan Jasa dari User.........

....... Selengkapnya.....Contoh Prosedur Pembelian sesuai ISO 9001 – 2008

.

Baca Selengkapnya →